Keress okos szakembereket

A rendezvényszervező az előzetes tervezéssel kezdi, összerakja az ütemtervet, meghatározza a lehetséges helyeket és költségvetéseket, majd gondoskodik a biztosításokról és az engedélyekről, kapcsolatba lép a helyi önkormányzatokkal vagy az irányító szervekkel. Szükség esetén a rendezvényszervező a médiát, kommunikációs és PR kampányokat is irányíthatja, valamint marketing anyagokat készíthet, hogy maximálisan odafigyeljenek az eseményére. Végül elkészít egy részletes menetrendet.

Az esemény dátumának közeledtével a rendezvényszervező megkezdi a szükséges felszerelések beszerzését, és megállapodik Önnel az esemény végső helyszínéről. Azon fog dolgozni, hogy a legjobb ajánlatot nyújtsa Önnek, és meghatározza a megfelelő helyeket a költségvetésében, a választott dátumra. Ezenkívül ellenőrzi a szerződéseket, megtárgyalja a lehetséges helyszíneket és kommunikál a beszállítókkal. A rendezvényszervező gondoskodik az eszközök bérléséről is, ideértve az audiovizuális eszközöket, a transzparenseket, a színpadokat és a világítást. Koordinálja az összes szállítót is.

A színvonalas rendezvényhez elegendő számú személyzetre lesz szükség. A rendezvényszervező feladata annak biztosítása, hogy minden pozíciót képzett vagy tapasztalt személyzet töltsön be, akik teljeskörű tájékoztatást kapnak a rendezvény elvárásairól. A rendezvény ideje alatt felügyeli a személyzet tevékenységét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden rendben van. Szervezője kapcsolatba lép harmadik felekkel, beleértve az előadókat és a szponzorokat is.

Röviden: megspórolja a rengeteg idegeskedést. Fontolgatja, hogy rendezvényszervezőt vesz fel a tervezett vállalati rendezvényére? Olyan embert keres, aki jártas az esküvő napján lévő stressz enyhítésében? Minden nagy (és sok kisebb) eseményhez talál egy koordinátort, aki gondoskodik az esemény zökkenőmentes lebonyolításáról. Csökkentse a stresszt, és vegyen fel egy szakértőt, aki mindenben segít Önnek, a helyfoglalástól, a beszállítókon át, az egész napos szervezésig. Könnyű megtalálni a tapasztalt rendezvényszervezőt a Wilio-n. Akár esküvőt, vásárt, konferenciát, sporteseményt, partit vagy bármi mást szervez, a megfelelő személy gondoskodik a kulisszák mögötti apró (és nagy) részletekről, amelyek nagyszerűvé varázsolják az eseményt.

Kezeli az előzetes tervezéseket, biztosítja az esemény zökkenőmentes lebonyolítását, köszönhetően annak, hogy mindent ellenőrzés alatt tart, és figyeli a lehetségesen felmerülő problémákat.

A fő előny a nagy időmegtakarítás, valamint a szakmailag szervezettebb és ezért kellemesebb esemény. Egy tapasztalt rendezvényszervező bevált folyamatokat fog használni.

Pontosnak, szervezettnek, hatékonynak kell lennie. A jó kapcsolat a minőségi beszállítókkal és harmadik felekkel a siker kulcsa. További jó szempont a korábbi események sikeres lebonyolításában szerzett tapasztalata.

A rendezvényszervezőnek nem kell hivatalos képesítéssel rendelkeznie, de sokan képzettek. A rendezvényszervezők között üzleti, kommunikációs és marketing részlegeken végzetteket is talál.

Az időben való foglalás elengedhetetlen. Ideális esetben 3-6 hónappal a közelgő esemény előtt, annak méretétől függően. Ez elegendő időt biztosít a részletek megtervezéséhez és a szükséges kérelmek és engedélyek feldolgozásához.

A rendezvényszervező felvétele a Wilio-val az esemény típusától és méretétől függ. A nagyobb események több pénzbe kerülnek. Szükség van részletes tervezésre, nagyobb megrendelésekre, a nagyszámú vendégek meghívására, ellátására, és egy beszállítóra.