Rendezvényszervezés

Fontolgatja, hogy rendezvényszervezőt vesz fel egy jövőbeni vállalati eseményre? Minden nagy (és sok kisebb) rendezvény mögött talál egy koordinátort, aki gondoskodik az esemény zökkenőmentes lebonyolításáról. Csökkentse a stresszt, és vegyen igénybe egy szakértőt, aki mindenben segít Önnek, a helyfoglalástól és a beszállítóktól a nap lebonyolításáig. Könnyű tapasztalt rendezvényszervezőt találni a Wilio-nál. Akár vásárt, konferenciát, sporteseményt, gyűlést, partit vagy valami mást szervez, a megfelelő szakember gondoskodik a kulisszák mögött zajló eseményekről, emlékezetes nappá varázsolva rendezvényét!

Kezeli az előzetes tervezést, valamint felel a logisztikáért és az egész nap lebonyolításáért. Biztosítja az esemény zökkenőmentes menetét, köszönhetően annak, hogy mindent kézben tart és kiiktatja a lehetséges problémaforrásokat.

A legfőbb előny az időmegtakarítás, valamint egy profibb és élvezetesebb esemény. A tapasztalt rendezvényszervező a jól bevált gyakorlatokat fogja alkalmazni a maximális élmény biztosítása érdekében.

A nagyszerű esemény koordinátor pontos, szervezett, hatékony és mindent kézben tart. Jó kapcsolatai vannak a minőségi beszállítókkal és harmadik felekkel, ez a sikerének kulcsa. További jó szempont lehet a korábbi események sikeres lebonyolításában szerzett tapasztalata.

A rendezvényszervezőknek nem kell hivatalos képesítéssel rendelkezniük, azonban mégis sokan szakképzettek. A rendezvényszervezők között gyakran találhat értékesítési, kommunikációs és marketing végzettséggel rendelkező személyeket.

A megfelelő előrehaladás elengedhetetlen. Ideális esetben 3-6 hónappal a közelgő esemény előtt, illetve annak méretétől függően érdemes lefoglalni a szolgáltatásokat. Ez elegendő időt biztosít a részletek megtervezéséhez, valamint a szükséges kérelmek és engedélyek feldolgozásához.

Az esemény koordinátora gondoskodik a nap minden aspektusáról, és valószínűleg még azelőtt megoldja a problémákat, hogy Ön tudomást szerezne róluk. A rendezvényszervező nem felel az esemény tematikájáért vagy a dekorációkért (bár egyesek ezt a szolgáltatást is felajánlják), ehelyett a kulisszák mögül irányítja az eseményt és annak működését. Összeírtuk Önnek az esemény koordinátor legfőbb feladatait:

A rendezvényszervező az előzetes tervezés megbeszélésével kezd, amely kötött ütemtervhez vezethet, meghatározza a lehetséges helyszíneket és a költségvetést. Majd gondoskodik a biztosításokról és az engedélyekről, kapcsolatba lép a helyi önkormányzattal vagy az irányító szervekkel. Az esemény koordinátora a média kommunikációt és a PR kampányokat is kezelheti, valamint marketing anyagokat készíthet, hogy az eseményre maximális figyelmet hívjon fel. Végül elkészít egy részletes menetrendet.

Az esemény dátumának közeledtével a rendezvényszervező megkezdi a szükséges felszerelések beszerzését, és megállapodik Önnel a rendezvény végső helyszínében. Azon fog dolgozni, hogy a legjobb ajánlatot tegye Önnek, és megkeresse a megfelelő helyszíneket a költségvetési kereten belül, a választott dátumra. Ezen kívül ellenőrzi a szerződéseket, megtárgyalja a lehetséges helyszíneket és kommunikál a beszállítókkal. Az Ön rendezvényszervezője gondoskodik az eszközök bérléséről is, ideértve az audiovizuális kellékeket, a transzparenseket, a színpadokat és a világítást. Koordinálja továbbá a szállítókat is.

A színvonalas rendezvényhez elegendő számú emberre lesz szükség. A rendezvényszervező feladata annak biztosítása, hogy minden pozíciót képzett vagy tapasztalt személyzet töltsön be, akik teljeskörű tájékoztatást kapnak a rendezvény elvárásairól. A rendezvény ideje alatt felügyeli a személyzet tevékenységét annak érdekében, hogy minden rendben legyen. Rendezvényszervezője kapcsolatba lép harmadik felekkel is, beleértve az előadókat és a szponzorokat.